Sukuseuran säännöt, jäsenrekisteriseloste ja sukututkimusrekisterin rekisteriseloste

Särkikosken sukuseura ry:n säännöt

1 § Nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on Särkikosken sukuseura ry ja kotipaikka on Pälkäneen kunta.
Näissä säännöissä yhdistyksestä käytetään nimitystä sukuseura tai seura.

2 § Tarkoitus ja toimintamuodot
Sukuseuran tarkoituksena on selvittää Pälkäneellä asuneen Tuomas Tuomaanpoika Särkikosken
(Widenius) (1814‒1902) sekä hänen vaimonsa, Kristiinan (1819‒1888) sukujen vaiheita ja historiaa, vaalia suvun perinteitä ja edistää yhteenkuuluvuuden tunnetta suvun jäsenten keskuudessa sekä tehdä sukuseura- ja sukututkimustyötä tunnetuksi ja muutenkin edistää kotiseututyötä.
Tarkoituksensa toteuttamiseksi sukuseura mahdollisuuksiensa mukaan
– järjestää sukukokouksia, sukupäiviä, retkiä ja muita niihin verrattavia tilaisuuksia,
– tukee sukua koskevaa tutkimustoimintaa,
– kerää ja arkistoi sukua koskevaa tietoutta sekä jakaa tutkimus- ja perinnetietoa
– harjoittaa seuran tarkoituksen toteutumista edistävää julkaisutoimintaa.
Toimintansa tukemiseksi sukuseura voi ottaa vastaan testamentattua ja lahjoitettua omaisuutta,
perustaa rahastoja sekä asianomaisella luvalla järjestää varainkeräyksiä ja arpajaisia. Seura voi myös omistaa toimintansa kannalta tarpeellisia kiinteistöjä.

3 § Jäsenet
Sukuseuran varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen 15 vuotta täyttänyt henkilö, joka isän tai äidin puolelta on sukuun kuuluva tai joka avioliiton kautta on siihen liittynyt.
Sukuseuran varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä myös muu sellainen henkilö, joka on kiinnostunut sukuseuran toiminnasta. Sukuseuran jäsenet hyväksyy hallitus. Jäsenyys alkaa, kun hallitus on hyväksynyt jäsenen ja hän on maksanut jäsenmaksunsa sukuseuralle.
Jäsenellä on oikeus erota sukuseurasta ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla eroamisestaan sukuseuran kokouksessa.
Varsinaisilta jäseniltä perittävän vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää sukuseuran varsinainen sukukokous. Sukuseuran hallitus voi myöntää vapautuksen jäsenmaksusta korkean iän, sairauden tai maksukyvyn huomattavan heikentymisen perusteella.
Sukuseuran ainaisjäseneksi katsotaan jäsen, joka yhdellä kertaa suorittaa maksuvuonna voimassa olevan jäsenmaksunsa 10-kertaisena.
Hallituksen esityksestä voi sukuseuran kokous kutsua sukuseuran kunniajäseneksi henkilön, joka on erityisesti ansioitunut seuran toiminnassa tai muulla toiminnallaan edistänyt huomattavasti seuran tarkoituksen toteutumista. Kunniajäsen on vapaa jäsenmaksusta.
Jäsenen erottamisesta päättää sukuseuran hallitus. Jäsenellä on oikeus saattaa erottaminen sukuseuran kokouksen ratkaistavaksi ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle kuukauden kuluessa erottamisesta tiedon saatuaan.
Sukuseuran jäsen, joka ei ole vapaa velvollisuudesta suorittaa vuotuista jäsenmaksua, katsotaan eronneeksi sukuseurasta, jos hän on jättänyt jäsenmaksunsa maksamatta kahdelta viimeksi päättyneeltä kalenterivuodelta.
Sukuseuran jäsenluetteloa pitää seuran hallitus.

4 § Hallitus
Sukuseuran asioita hoitaa seuran hallitus, johon kuuluu 6‒10 jäsentä. Hallitus valitaan sukuseuran varsinaisessa sukukokouksessa. Hallituksen toimikausi on kahden varsinaisen sukukokouksen välinen aika.
Hallitukseen kuuluu puheenjohtaja, jota kutsutaan sukuseuran puheenjohtajaksi ja varapuheenjohtaja, jota kutsutaan sukuseuran varapuheenjohtajaksi sekä kuusi – kahdeksan muuta jäsentä.
Hallitusta valittaessa tulee pyrkiä sukujen eri haarautumien mukanaoloon hallituksessa.
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai tämän estyneenä ollessa varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta, tai kun vähintään kaksi hallituksen jäsentä sitä vaatii.
Hallitus on päätösvaltainen, kun läsnä on puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja vähintään kolme muuta hallituksen jäsentä.
Hallituksen päätökseksi tulee mielipide, jota enemmistö kokouksessa kannattaa. Äänten mennessä tasan, ratkaisee puheenjohtajan mielipide, paitsi vaaleissa arpa.
Hallituksen kokouksista on pidettävä päätöspöytäkirjaa, jonka hallituksen puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat.

5 § Sukuseuran nimen kirjoittaminen
Sukuseuran nimen kirjoittaa seuran puheenjohtaja yhdessä varapuheenjohtajan kanssa tai jompikumpi heistä yhdessä sihteerin tai taloudenhoitajan kanssa.

6 § Tilit
Sukuseuran tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätökset tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomukset on annettava toiminnantarkastajille tarkastettavaksi viimeistään kolme kuukautta ennen seuraavan varsinaisen sukukokouksen pitämispäivää. Toiminnantarkastajien lausunto tilien ja seuran hallinnon tarkastuksesta on annettava hallitukselle viimeistään kaksi kuukautta ennen edellä tarkoitettua kokouspäivää.

7 § Sukuseuran kokousten koollekutsuminen
Sukuseuran kokoukset kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on joko postitettava jokaiselle jäsenelle tai lähetettävä hänen sukuseuralle ilmoittamaansa sähköpostiosoitteeseen. Postittamisen tai sähköpostin lähettämisen on tapahduttava viimeistään kolmekymmentä (30) päivää ennen kokousta.

8 § Sukuseuran kokoukset
Seuran varsinainen sukukokous pidetään joka kolmas vuosi hallituksen määräämänä päivänä huhti – syyskuun aikana.
Seuran ylimääräinen sukukokous pidetään, kun seuran sukukokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai vähintään yksi kymmenesosa seuran äänioikeutetuista jäsenistä sitä ilmoittamansa asian käsittelyä varten kirjallisesti hallitukselta vaatii.
Seuran sukukokouksessa äänioikeus on jokaisella kunniajäsenellä, ainaisjäsenellä, jäsenmaksusta hallituksen päätöksellä vapautetulla varsinaisella jäsenellä ja edellisen vuoden jäsenmaksunsa maksaneella varsinaisella jäsenellä. Jokaisella äänioikeutetulla on yksi ääni.
Seuran päätökseksi tulee, 10 §:ssä tarkoitettuja päätöksiä lukuun ottamatta, se mielipide, jota on
kannattanut yli puolet äänestyksessä annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan, ratkaisee kokouksen puheenjohtajan mielipide, paitsi vaaleissa arpa.

9 § Varsinainen sukukokous
Seuran varsinaisessa sukukokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. Kokouksen avaus
2. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
3. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri ja kaksi pöytäkirjantarkastajaa
4. Valitaan kaksi ääntenlaskijaa
5. Hyväksytään kokoukselle työjärjestys
6. Esitetään seuran tilinpäätökset, vuosikertomukset ja toiminnantarkastajien lausunnot varsinaisten sukukokousten väliseltä ajalta
7. Päätetään tilinpäätösten vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä
8. Vahvistetaan toimintasuunnitelma seuraavalle varsinaisten sukukokousten väliselle
kolmivuotiskaudelle.
Määrätään vuotuinen jäsenmaksu seuraaville kolmelle kalenterivuodelle.
Vahvistetaan talousarvio kolmen seuraavan tilikauden muodostamalle ajanjaksolle.
9. Valitaan hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja kuusi – kahdeksan muuta jäsentä
10. Valitaan toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja
11. Muut kokouskutsussa mainitut asiat
Mikäli seuran jäsen haluaa saada jonkin asian seuran varsinaisen sukukokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä hallitukselle kirjallisesti niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

10 § Sääntöjen muuttaminen ja sukuseuran purkaminen
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja seuran purkamisesta on tullakseen voimaan, tehtävä seuran
kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan enemmistöllä annetuista äänistä.
Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamista tai sukuseuran purkamista koskevan asian esillä olosta.
Sukuseuran purkautuessa käytetään seuran varat seuran tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla.

11 § Muu päätöksenteko
Muussa päätöksenteossa noudatetaan niitä yhdistyslain säännöksiä, jotka sitovat kaikkia
yhdistyksiä.


 

Jäsenrekisteriseloste

(Henkilötietolaki 523/1999 §10) Laadittu 3.10.2015

1. Rekisterinpitäjä (Rek.nro 206.536) Särkikosken sukuseura ry                                           Kotipaikka: Pälkäneen kunta                                                                                           Yhteystiedot: c/o sukuseuran puheenjohtaja                                                                          Kotisivu: sarkikosket.nettisivu.org

2. Rekisterin vastuuhenkilö (ks. nimi ja yhteystiedot kotisivu)                                              Rekisteristä vastaa ja rekisteriasioita hoitaa sukuseuran puheenjohtaja

3. Rekisterin nimi: Särkikosken sukuseuran jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus                                                                                  Yhdistyslain ( 503/1989 ) 11 §:ssä tarkoitettu jäsenluettelo yhdistyksen jäsenistä

5. Rekisterin tietosisältö                                                                                                                       – Jäsenten henkilötiedot kuten nimet, syntymäajat, osoitteet, kotipaikat, puhelin- ja sähköpostitiedot sekä mahdolliset tietojen luovutuskiellot.                                                                                             – Jäsenten kirjanpitotiedot kuten jäsennumerot, liittymis- ja eroamistiedot, jäsenmaksujen tiedot ja perimiset.                                                                                                                                             – Jäsenryhmittelyt sukuseuran sääntöjen mukaan, kuten erilaiset kunniajäsenyydet, ainais- ja nuorisojäsenyydet sekä muut jäsenkannan hoidon kannalta tarpeelliset tiedot. Mitään arkaluonteisia tai salassa pidettäviä tietoja ei kerätä.

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet                                                                                          -Jäseniltä ja vainajan omaisilta saadut tiedot                                                                                       -Kirjanpidosta saadut tiedot jäsenmaksuista

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle                                                                                                                                Tietoja luovutetaan vain sukuseuran hallituksen jäsenille taikka hallituksen erikseen tekemällä päätöksellä seuran jäsenelle, joka on niitä pyytänyt. Jäsenluettelo toimitetaan vuosittain sukuseuran hallitukselle tarkistettavaksi kunkin vuoden ensimmäiseen hallituksen kokoukseen. Samalla vahvistetaan sukuseuran jäsenmäärä edellisen vuoden osalta toimintakertomukseen.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet                                                                                                Vain sukuseuran jäsenrekisteriasioista hoitavalla henkilöllä on pääsyoikeus rekisteriin atk:lla tallennettuihin tietoihin sekä oikeus rekisterissä muuttaa, lisätä tai poistaa tietoja. Rekisteröidylle varataan pyynnöstä tilaisuus tarkastaa omat tietonsa. Tiedot säilytetään parhaiden käytäntöjen, hyvän tietoturvallisuuden ja lainsäädännön vaatimusten mukaisesti ulkopuoliselta suojattuna.

9. Rekisteriselosteen saatavilla olo                                                                                Rekisterinpitäjän on pidettävä rekisteriseloste jokaisen saatavilla.


 

Sukututkimusrekisterin rekisteriseloste

Henkilötietolaki ( 523/1999 § 10 )                                                                                                    Laadittu 3.10.2015

Rekisteripitäjä ( Rek. nro 206.536 )

Särkikosken Sukuseura ry                                                                                                                              Kotipaikka: Pälkäneen kunta                                                                                                      Yhteystiedot: c/o sukuseuran puheenjohtaja                                                                                     Kotisivu: sarkikosket.nettisivu.org

2. Rekisterin nimi ja rekisteriasioista vastaava henkilö (ks. nimi ja yhteystiedot kotisivu) Särkikosken sukuseuran sukutukimusrekisteri                                                                          Rekisteristä vastaa ja rekisteriasioita hoitaa sukuseuran puheenjohtaja

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus                                                                                          Sääntöjen mukaisen sukututkimustyön edistäminen seuran toiminnan tarkoituksen mukaisesti.

4. Rekisterin tietosisältö                                                                                                                    Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja tutkittavaan sukuun kuuluvista henkilöistä:                           -Tiedot sukuun kuuluvista henkilöistä perhesuhteineen ja sukuhaaroittain,                                        -Nimi, syntymä-, vihkimis- ja kuolinaika ja -paikka, ammatti ja koulutus.                                             -Suostumus- ja kieltotiedot erikseen suojattuina.                                                                                     -Mahdolliset muut sukututkimukseen suunnitellut tarpeelliset tiedot.

5. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet                                                                                              -Henkilötietojen päivittämisestä väestötietojärjestelmästä saatavat tiedot.                                       -Sukuun kuuluvilta saatavat perhetiedot.                                                                                                   -Muista sukututkimusrekistereistä, arkistoista ja kirjallisista lähteistä saatavat tiedot.

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset                                                                          Rekisterinpitäjä luovuttaa rekisterin tietoja ulkopuolisille vain sukututkimustarkoituksiin ja ulkomaille vain lain tarkoittamissa tapauksissa.

7. Tietojen korjaaminen ja poistaminen                                                                             Rekisteröidylle varataan pyynnöstä mahdollisuus tarkastaa omat tietonsa. Tietoja voidaan korjata ja poistaa pyynnöstä tai valvonnan seurauksena.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet                                                                                      Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Manuaalirekisteri säilytetään lukitussa tilassa.    Atk-pohjainen sukututkimusrekisteri on suojattu hyvän tietoturvallisuuden ja lainsäädännön vaatimusten mukaisesti ja pääsy siihen on vain rekisterin pitäjän vastuuhenkilöllä. Arkaluonteisiksi katsottavat tiedot käsitellään rekisteröidyn suostumuksella.

9. Kielto-oikeus                                                                                                                         Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely sukututkimusta varten. Kielto ja kiellon peruuttaminen tulee merkitä sukututkimusrekisteriin.

10. Rekisteriselosteen saatavilla olo                                                                                  Rekisterinpitäjän on pidettävä rekisteriseloste jokaisen saatavilla.